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Text File  |  1992-08-15  |  9KB  |  203 lines
  1.  
  2.                        Help Screen For Activities File  
  3.  
  4.                                  Overview
  5.  
  6. The Activities file serves 3 purposes:
  7.  
  8. 1) As you contact  Clients over the phone, the screen will identify to  you ì
  9. detail  information  on that Client as soon as you input the  company  name ì
  10. into the Activity screen, or the first few letters of the company name. 
  11.  
  12. 2)  In your absence, your secretary may be receiving inquiries for you.  In ì
  13. those  cases where the caller already has a record entered into the  Client ì
  14. file,  your  secretary will see all of the detail  information  about  that ì
  15. Client in 2 seconds.  If, on the other hand, that inquiry is from a  Client ì
  16. not known to you, your secretary will then be able to enter a message  plus ì
  17. some more detail information, such as name, address, and zip code. 
  18.  
  19. This  achieves  two objectives:  a)  You or your secretary can  input  data ì
  20. into  the Activity file on any Client, regardless of  whether or  not  they ì
  21. are already in the Client file. b) Messages taken in your absence into  the ì
  22. 'NEW'  category  will  not  be lost but will be  grouped  together  in  the ì
  23. activity  reports, with their comments and phone numbers. In this way,  you ì
  24. can follow up on all inquiries made in your absence, even if your secretary ì
  25. recorded partial messages.
  26.  
  27. 3⌐   Al∞ oµ thσ activities--botΦ incominτ inquirie≤ anΣ outgoinτ calls--wil∞  ì
  28. generatσ  reports¼  sorteΣ  b∙  name¼  dates¼  compan∙   name¼ comments¼ ì
  29. tha⌠ wil∞ hel≡ yo⌡ tracδ anΣ theε follo≈ u≡ oε thosσ calls.
  30.  
  31. Observe  that  if  the  Client is already in the  Client  file,  a  lot  of ì
  32. information is displayed either to you or to your secretary, but you  input ì
  33. only  3  new items per activity: "COMMENTS", "DATE OF NEXT  APPOINTMENT  OR ì
  34. COMMITMENT",  and   "HOW  MUCH  REVENUE/EXPENSE  DID  YOU  INCUR  ON   THIS ì
  35. ACTIVITY".
  36.  
  37.                       ================================
  38.                       |           OPTION "C"          |
  39.                       |    Creating a Callback list   |
  40.                       =================================
  41.  
  42.  
  43. This 'callback' option is a special case of the Add option on the  activity ì
  44. menu  that  you just came from.  It takes all commitments  or  appointments ì
  45. that you had made for today, and then scrolls through each record as though ì
  46. you had entered them one at a time from the report: 'Today's Appointments'.  
  47.  
  48. It  shows  you the comment from the activity record  where  you  originally ì
  49. created  the  future commitment that resulted in today's  appointment.   It ì
  50. then  creates  a new activity record for each of today's  appointments  and ì
  51. waits for you to enter in any comment or future commitment.
  52.  
  53.  
  54.  
  55.                        ================================è                      |           OPTION "A"          |
  56.                       |     ADDING A NEW RECORD       |
  57.                       =================================
  58.                                (A to Add  data)
  59.  
  60. To understand how to add a record into the activity file, go to tutorial  2 ì
  61. in  PROGRAM.DOC/PROGRAM.REF.    
  62.  
  63. Iεá brief¼á  al∞ record≤ iε thσ activit∙  filσ  arσ relateΣ  t∩ record≤á iε ì
  64. thσá Clien⌠á file«á  An∙ onσ recorΣ iε thσ Clien⌠  filσ caε  havσá multiplσ ì
  65. record≤á iε thσ activit∙ file«á   An∙ timσ yo⌡ attemp⌠  t∩ adΣá  ßá  recorΣ  ì
  66. int∩ thi≤ file¼á thσ prograφ wil∞ firs⌠ seσ iµ  yo⌡  havσ  ß maste≥  recorΣ ì
  67. fo≥á tha⌠ activit∙ iε thσ Clien⌠ file«á  Thσ prograφ ha≤á  one¼á exception¼ ì
  68. though║á  iµá yo⌡á ente≥á aε activit∙ witΦ ß compan∙ namσá oµá  'NEW'¼á thσ  ì
  69. prograφ allow≤ aε unlimiteΣ numbe≥ oµ 'unattachedº activitie≤  iε  thσ filσ ì
  70. witΦ thi≤ name«  
  71.  
  72.  
  73.                       ================================
  74.                       |           OPTION "G"          |
  75.                       | RETRIEVING AN EXISTING RECORD |
  76.                       =================================
  77.                              (G to GET/EDIT data)
  78.  
  79.  
  80. Once  you understand how to retrieve a record using the "G" option  in  the ì
  81. Client  file,  then  you can do the same in about any  other  part  of  the ì
  82. program.  
  83.  
  84. Observe  that  when you search for a record in the Activity file,  you  are ì
  85. looking  for a company name, using the  "S" option within the  "G"  screen.  ì
  86. Once  you find the record, you have actually located the first  record   of ì
  87. all  of the Activity records under that company name.  To then look at  the ì
  88. records  "behind" that first one, use the "F" and "P" options (Forward  and ì
  89. Prior) to flip back and forth to see each record.  All activity records for ì
  90. any one Client are grouped together by date, then time of message.
  91.  
  92.  
  93.                                ==============
  94.                                |  OPTION S: |
  95.                                ==============
  96.  
  97. Daily  Snapshot  of Appointments.   This gives you a quick listing of  your ì
  98. appointments  for  any one day.    If you had entered a time  for  any  one ì
  99. appointment, then that appears also.
  100.  
  101.  
  102.  
  103.  
  104.                                ==============
  105.                                |  OPTION 1: |
  106.                                ==============
  107.  
  108.  
  109. Calendar.   This will show you the days of the week for any 4  week  period ìèthat you select for the next 2,000 years.  Used for clarifying days of  the ì
  110. week and numeric days of the month when establishing appointments.
  111.  
  112.  
  113.  
  114.  
  115.                                ==============
  116.                                |  OPTION O: |
  117.                                ==============
  118.  
  119.  
  120.                      O  for Open or Pending Activities
  121.  
  122.  
  123. This  option gives you the ability to set aside activities into a  'bucket' ì
  124. that you designate as still open or pending.  Some activities may not  have ì
  125. a  future commitment date but are unresolved pending some other follow  up.  ì
  126. You  can  think  of these 'Open' activities as existing in  an   'Open'  or ì
  127. 'Pending' folder.
  128.  
  129. By  default, all activity records are 'Closed'.  You can elect to make  any ì
  130. single  activity  record  'Open' by entering the 'F10' key  on  either  the ì
  131. Activity Add or Activity Get screen. 
  132.  
  133.  
  134.  
  135.  
  136.  
  137.                          Treatment of FAX numbers:
  138.  
  139. This program will carry over your FAX number into each activity record as a ì
  140. visual convenience for you if you observe these steps:
  141.  
  142. 1)  Enter a 'FAX=' code into the comment line of the client file.
  143. 2)  At the end of the FAX number, place a '/'.
  144.  
  145.  
  146. Each client record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  147. 'FAX='  code  into either line, in any place in that  comment  line.   Also ì
  148. observe that case convention is irrelevant.  'FAX=' is that same as 'fax='.
  149.  
  150. Let's say, for example, that your client has a FAX number of (214)690-4782.  ì
  151. You  would then enter this code into the comment line of the  Client/client ì
  152. record:
  153.  
  154.                             FAX=(214)690-4782/
  155.  
  156.  
  157. The  program will interpret the '/' as the end of your FAX number and  will ì
  158. then move over this phrase to the beginning of each new activity record:
  159.  
  160.                             FAX=(214)690-4782
  161.  
  162.  
  163.                    Treatment of duplicate Company Names:è
  164. An option exists within the program to accommodate duplicate Company Names.  
  165.  
  166. Remember that when you enter an individual name without a Company Name, the ì
  167. program  will  create a Company Name consisting of 'first plus last'  name.  ì
  168. Later,  when you print labels,  the label generator will look to see if the ì
  169. Company  Name is the same as 'first plus last' name and will then skip  the ì
  170. Company  Name in the label,  thereby freeing up one line of the  five  line ì
  171. label.
  172.  
  173. To  insert any company name of your choosing in this skipped line,  observe ì
  174. the following logic:
  175.  
  176. 1)  Enter a 'DUPL=' code into the comment line of the client file.
  177. 2)  At the end of the duplicate name, place a '/'.
  178.  
  179.  
  180. Each Client record has two lines for comments.  Note that you can place the ì
  181. 'DUPL='  code  into either line, in any place in that comment  line.   Also ì
  182. observe  that  case  convention is irrelevant.  'DUPL='  is  that  same  as ì
  183. 'dupl='.
  184.  
  185. Once the program senses that you have entered a 'DUPL=' code,  that  entire ì
  186. name will be placed into the label in the line where the company name would ì
  187. have gone before.
  188.  
  189. Observe  that this duplicate company name logic will also work when you are ì
  190. outputting data.  Recalling the Main Program Menu, option B:
  191.  
  192.                         "B)  Import or Output data"
  193.  
  194.  
  195. Once you select 'B' on the Main Program Menu, you will then see the 'Import ì
  196. or  Output  Data  Menu.'  If you select options 2, 3, 4,  or  5,  then  the ì
  197. duplicate company name logic will work with these selections as well.
  198.  
  199.             "2)  Output records to Wordstar/Mailmerge[TM]"
  200.             "3)  Output records to WordPerfect[TM] 4.2 or 5.0"
  201.             "4)  Output records to dBASE III [Reg. TM]"
  202.             "5)  Output records to Microsoft [Reg. TM] Word 4.0"
  203.